Kim Komando σε 6 τρόπους για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παίρνει για πάντα. Οι εργαζόμενοι στο γραφείο δαπανούν χιλιάδες ώρες το χρόνο με τα πακέτα εισερχομένων και μερικές μελέτες υποδεικνύουν ότι το ένα τέταρτο της εργάσιμης ημέρας δαπανάται για να κοσκινιστούν μέσω ψηφιακών μηνυμάτων.

Μερικοί άνθρωποι απευθύνονται σε εξειδικευμένο λογισμικό, όπως το CleanEmail, το οποίο μπορεί να μειώσει ριζικά την υπερβολική αλληλογραφία και τα μηνύματα που δεν έχουν ανοιχτεί. Αγγίξτε ή κάντε κλικ εδώ για να μάθετε πώς μπορεί να σας βοηθήσει να καθαρίσετε αυτόματα τα σκουπίδια.

Ως απασχολημένος επιχειρηματίας, έχω βρει τον καλύτερο τρόπο αντιμετώπισης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της πειθαρχίας και των ισχυρών οργανωτικών δεξιοτήτων. Μερικά εύχρηστα ψηφιακά εργαλεία βοηθούν επίσης.



Ενώ κάνετε σκληρή ματιά στο email σας, ίσως είναι καιρός να αξιολογήσετε αν χρησιμοποιείτε το καλύτερο δωρεάν πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πατήστε ή κάντε κλικ για το αγαπημένο δωρεάν πρόγραμμα που λειτουργεί με Mac, PC, Linux, iPhone και Android.

Εδώ είναι μερικές τακτικές που χρησιμοποιώ για να εξορθολογώ το email μου και να αποθηκεύω μεγάλα κομμάτια του χρόνου.

1. Ο κανόνας ενός λεπτού

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαρκεί τόσο πολύ και είναι εύκολο να χρονοτριβεί. Έτσι, καθιέρωσα έναν κανόνα ενός λεπτού: εάν ένα μήνυμα απαιτεί μόνο μια πρόταση ή και μία απάντηση μιας λέξης, απαντώ αμέσως σε αυτήν.

Το Gmail κάνει ακόμα πιο εύκολο αυτό, χάρη στη λειτουργία αυτόματης ολοκλήρωσης. Η Google χρησιμοποιεί τις προηγούμενες αντιστοιχίες σας για να 'μαντέψει' τι θα περιέχει το email σας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, ειδικά για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν ελάχιστο πλαίσιο ή διατύπωση, και καθιστά ακόμη πιο εύκολο το διακανονισμό του κανόνα ενός λεπτού.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ: Αποκτήστε ακόμα περισσότερα από το email σας. Πατήστε ή κάντε κλικ για 5 χάκερ για να προστατεύσετε το απόρρητό σας, να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποκλείσετε τους ενοχλητικούς λογαριασμούς.

2. Σιγουρευτείτε το τηλέφωνό σας

Κατά τη διάρκεια μιας πολυσύχναστης ημέρας, μια συνεχής πλημμύρα κοινοποιήσεων κάνει περισσότερη βλάβη παρά καλή. Πρέπει να σταματάτε συνεχώς αυτό που κάνετε και να ελέγχετε το τηλέφωνό σας. Αντί να δίνετε προτεραιότητα στις εργασίες και να τις διασχίζετε μία προς μία, μεταβαίνετε μεταξύ τους.

Μερικές φορές, απλά πρέπει να αγνοήσετε το τηλέφωνό σας. Καταρχάς, μπορείτε να απενεργοποιήσετε μεμονωμένες ειδοποιήσεις για τις πολλές εφαρμογές σας, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο θα σας κάνει ακόμη διαθέσιμο για κλήσεις. Μπορείτε επίσης να σιγήσετε μόνο το τηλέφωνό σας, αν και η θέα των ειδοποιήσεων ώθησης μπορεί να συνεχίσει να αποσπά την προσοχή. Θα μπορούσατε επίσης να το απενεργοποιήσετε, αλλά θα χρειαστεί ένα λεπτό για να επανεκκινήσετε.

Μια τεχνική που πολλοί άνθρωποι θεωρούν χρήσιμες είναι η Λειτουργία αεροπλάνου. Αυτό σας επιτρέπει να σιγουρευτείτε γρήγορα το τηλέφωνό σας, στη συνέχεια να την ενεργοποιήσετε γρήγορα και να λάβετε όλες τις ειδοποιήσεις σας ταυτόχρονα. Στο iPhone, είναι τόσο εύκολο όσο Ρυθμίσεις >> Αεροπλάνο Τρόπος, στη συνέχεια, μεταβείτε προς τα εμπρός και πίσω. Στο Android, σύρετε προς τα κάτω για Γρήγορες ρυθμίσεις >> Λειτουργία πτήσης.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ: Το spam είναι πιθανώς το μεγαλύτερο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας. Το μισώ, επίσης. Αγγίξτε ή κάντε κλικ για εύκολους τρόπους για να μειώσετε το spam στα εισερχόμενά σας.

3. Κατάργηση εγγραφής

Τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας βοηθούν στην εκκαθάριση των πραγματικών μηνυμάτων ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και phishing - αλλά τι γίνεται με τα σειριακά μηνύματα που δεν διαβάζουμε ποτέ; Αυτά μπορεί να προέρχονται από νόμιμες επαφές, εταιρείες και οργανισμούς. Αλλά αν δεν ανοίξετε ούτε καν αυτά τα ενημερωτικά δελτία, γιατί συνεχίζετε να τους λαμβάνετε;

Για μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένας σύνδεσμος κατάργησης εγγραφής περιλαμβάνεται σχεδόν πάντα στο κάτω μέρος. Χρειάζονται μόνο μερικά δευτερόλεπτα και θυσιάζοντας την αλληλογραφία μπορεί να σας δώσει επιπλέον χρόνο και ξεκούραση. Απλά σκεφτείτε: Τι θα κάνει η Marie Kondo;

Ξεφορτωθείτε τα σκουπίδια και εγγραφείτε σε ενημερωτικά δελτία που πραγματικά θέλετε να διαβάσετε. Λάβετε ειδήσεις τεχνολογίας, συμβουλές ψηφιακού τρόπου ζωής και τις αξιόπιστες συμβουλές που χρειάζεστε απευθείας στα εισερχόμενά σας. Πατήστε ή κάντε κλικ εδώ για να δοκιμάσετε τα δωρεάν ενημερωτικά δελτία μου.

4. Θέστε το και ξεχάστε το

Τόσο το Microsoft Office όσο και το Gmail έχουν ειδικές λειτουργίες για να σας βοηθήσουν να οργανώσετε το email σας. Με το Gmail, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες. αυτά λειτουργούν σαν φακέλους, κατηγοριοποιώντας το μεγαλύτερο μέρος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, όπως δελτία τύπου, τιμολόγια και επικοινωνίες από βασικούς συνεργάτες ή μηνύματα από τους επικεφαλής των υπηρεσιών.

Για να δημιουργήσετε μια ετικέτα στο Gmail:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο γραναζιού και κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις.
2. Πηγαίνετε στο Ετικέτες αυτί.
3. Βρείτε και κάντε κλικ Δημιουργία νέας ετικέτας.
4. Ονομα η ετικέτα.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργώ.

Οι ετικέτες θα εμφανιστούν στο αριστερό παράθυρο ανάγνωσης των εισερχομένων. Τώρα μπορείτε να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σωστή θέση. Δείτε πώς:

  1. Ανοιξε το Μήνυμα.
  2. Κάντε κλικ στο Επιγραφή πάνω από το μήνυμα (μοιάζει με ετικέτα).
  3. Ελέγξτε κάθε ετικέτα για να θέλετε να προσθέσετε ή πληκτρολογήστε μια νέα ετικέτα.

Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία:

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα στο Πλαίσιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναζήτησης και θα εμφανιστεί μια αναπτυσσόμενη φόρμα.
  2. Εισάγετε το Κριτήρια για την ετικέτα / τους φακέλους σας.
  3. Κάντε κλικ Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση.
  4. Εφαρμόστε την ετικέτα κάνοντας κλικ στο Επιλέξτε Ετικέτα drop-down.
  5. Κάντε κλικ Δημιουργία φίλτρου να σώσω.

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, το πιο εύκολο πράγμα είναι να δημιουργήσετε φακέλους. Στη συνέχεια, καθώς λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να τα μεταφέρετε με το χέρι στον κατάλληλο φάκελο και να αστερίσετε σημαντικά μηνύματα μέσα σε μια συγκεκριμένη κατηγορία.

ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ: Γίνετε κύριος του Microsoft Office. Πατήστε ή κάντε κλικ για εξειδικευμένα κόλπα για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Word και το Excel.

5. Άλλες μέθοδοι επικοινωνίας

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ιδανικό για τη μετάδοση εμπεριστατωμένων μηνυμάτων. Αλλά μερικές φορές πρέπει να έχετε μια πραγματική συζήτηση, και η αναμονή για μια απάντηση μπορεί να κάψει πολύτιμο χρόνο. Στο γραφείο μου, χρησιμοποιούμε το Google Hangouts για επικοινωνία μεταξύ σταθμών εργασίας, αλλά υπάρχουν πολλές άλλες μέθοδοι για γρήγορη επικοινωνία, από το Skype στο Messenger στο Slack.

Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η απάντησή μας στο γόνατο, συχνά ξεχνάμε ότι ένα πραγματικό τηλεφώνημα μπορεί επίσης να είναι το πιο αποτελεσματικό από όλα.

6. Συσκευές συγχρονισμού

Το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο πιθανότατα διαδίδεται σε πολλές συσκευές. Όταν στέλνετε, λαμβάνετε ή διαγράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια συσκευή, είναι σημαντικό να διατηρήσετε τη ροή εργασίας συνεπή και σε άλλους. Με αυτόν τον τρόπο δεν χάνετε σημαντικά μηνύματα ή συγχέετε άλλους.

Για να ρυθμίσετε τον συγχρονισμό σε όλες τις συσκευές σας, μεταβείτε στον ιστότοπο Gmail στην επιφάνεια εργασίας σας και κάντε κλικ στο:

  1. Κάντε κλικ στο μηχανισμός εικόνισμακαι κάντε κλικΡυθμίσεις.
  2. ΕπιλέγωΠροώθηση και POP / IMAP αυτί.
  3. Κάτω από την πρόσβαση IMAP,Ενεργοποιήστε το Pop για όλα τα μηνύματα,Ενεργοποιήστε το IMAP.
  4. Μετακινηθείτε προς τα κάτω και επιλέξτεΑποθήκευσε τις αλλαγές.

Στο ίδιο μενού, θα βρείτε έναν σύνδεσμο για τη ρύθμιση της ανάκτησης αλληλογραφίας μέσω άλλων πλατφορμών. Αυτό είναι σημαντικό όταν προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο λογαριασμό σας μέσω τρίτων, όπως το Thunderbird, ή μέσω της εφαρμογής Native Mail σε iPhone. Είναι πολύ πιο εύκολο να ρυθμίσετε τη χρήση της επίσημης εφαρμογής Gmail που έρχεται προφορτωμένη στα τηλέφωνα Android, η οποία είναι επίσης διαθέσιμη για το iOS στο Apple App Store.

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook στην εργασία σας και το γραμματοκιβώτιο που θέλετε να συγχρονίσετε βρίσκεται στον διακομιστή Exchange της εταιρείας σας, είναι καλύτερο να μεταφέρετε τις συσκευές στο τμήμα πληροφορικής σας. Μπορούν να σας παράσχουν το όνομα τομέα και άλλες πληροφορίες που χρειάζεστε για να ρυθμίσετε το γραμματοκιβώτιο σε άλλες συσκευές.

Τι ερωτήσεις ψηφιακού τρόπου ζωής έχετε; Καλέστε την εθνική ραδιοφωνική εκπομπή του Κιμ και πατήστε ή κάντε κλικ εδώ για να το βρείτε στον τοπικό σας ραδιοφωνικό σταθμό. Μπορείτε να ακούσετε ή να παρακολουθήσετε το Kim Komando Show στο τηλέφωνό σας, tablet, τηλεόραση ή υπολογιστή. Ή πατήστε ή κάντε κλικ εδώ για τα δωρεάν podcasts του Kim.



indentsoft.com

Copyright © 2022 indentsoft.com. Ολα Τα Δικαιώματα Διατηρούνται.